TRIEX

Se adjunta documento Word que contiene el siguiente desarrollo y tiene un cuadro de síntesis: 1 - CAUSA DEL PROBLEMA SISTEMA DE TRAZABILIDAD DE RESIDUOS INSUFICIENTE e INEFICIENTE El estado del arte internacional en gestión de residuos es que la cadena desde la generación hasta la última operación de disposición final sea trazable, esto es, se pueda saber qué materiales, en qué cantidad y cuáles condiciones fueron recolectados, transportados, clasificados, tratados y dispuestos por qué entidades y en cuáles fechas. La autorización ambiental de TRIEX solicita esta trazabilidad. El sistema de trazabilidad de TRIEX está sostenido en planillas Excel y en papel. Hay 4 principales planillas que son: F-TRIEX-003 solicitudes de servicio, F-TRIEX-002 programa de recolección, F-TRIEX-001 ingresos y F-TRIEX-100 egresos. Se utilizan además formularios en papel, siendo los principales las constancias de recepción (F-TRIEX-029), de expedición (F-TRIEX-092) y de tratamiento (F-TRIEX-036), y las etiquetas de identificación de bultos (F-TRIEX-033 ingreso y F-TRIEX-050 proceso). Se adicionan a este núcleo decenas de otras planillas Excel, necesarias para seguir y mantener inventarios y registros operativos, además de decenas de formularios operativos en papel como modo de registro de lo realizado diariamente. TRIEX lleva acumulada una notable experiencia y entrenamiento para hacer la captación de los datos que se requieren y ordenarlos de forma que se encuentren disponibles. Es una acción intensiva en el consumo de recursos humanos, tanto de diseño, como de alimentación, mantenimiento y procesamiento de datos. Las planillas Excel están vinculadas entre sí hasta cierto punto, lo que obliga a la repetición de información en varias de ellas. La organización del trabajo actual no cuenta con recursos disponibles para un control sistemático de la calidad de los datos alimentados. El sistema no habilita a informar el control de stock en un período de tiempo de una inspección. 1 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA NO SE OBTIENE UN INVENTARIO DE RESIDUOS ELECTRÓNICO y SOLO SE LOGRA DEMOSTRAR LA TRAZABILIDAD SI UNA PERSONA SE DEDICA ESPECIALMENTE A RECOPILAR DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando se requiere demostrar que existe esta trazabilidad se logra, pero no con agilidad y es común que se encuentren ajustes para hacer, que se corrigen en los casos a demanda. En diversas inspecciones y observaciones que TRIEX ha recibido de la Dirección Nacional de Control y Evaluación Ambiental del Ministerio de Ambiente (DINACEA), se ha señalado la necesidad de que TRIEX pueda mostrar un inventario de los residuos que están presentes en su planta en una visita de inspectores. Se visualiza la posibilidad de que mediante herramientas digitales específicas se logre en tiempos cortos contar con un inventario y mostrar la trazabilidad de un residuo específico. 1 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX se encuentra en una posición de incertidumbre respecto a su autorización ambiental, pues teniendo un sistema de trazabilidad no logra demostrarlo fehacientemente a pesar de todo lo que se invierte en ello. TRIEX invierte notable cantidad de horas y recursos en mantener un sistema que no logra darle respuesta en reportes según la expectativa. 2 – CAUSA DEL PROBLEMA CONTRATACIÓN DE UNA PLATAFORMA WEB ESPECIALIZADA EN GESTIÓN DE RESIDUOS A EMPRESA BRASILERA En 2007, TRIEX (en aquel momento MA&A S.A.) con subsidio de DINAPYME, diseñó e implementó un sistema electrónico de trazabilidad que contenía código de barras para identificar bultos. El sistema funcionó muy bien entre los generadores, la recolección y el ingreso. Colapsó con las dificultades de trazabilidad en los tratamientos, cuando los residuos se separan en componentes y se juntan con otros componentes del mismo tipo de otros generadores. En 2010 se desafectó y se suplantó por etiquetas escritas, formularios papel y planillas Excel. Desde varios consultores que envían los clientes generadores a auditorías, así como de organizaciones internacionales que han apoyado al proyecto TRIEX (Ashoka, Siemens Stiftung), se recomendó mantener una trazabilidad “manual” hasta que se sepa con profundidad lo que es necesario registrar y cómo. Téngase en cuenta que estas necesidades también dependen de lo que las autoridades demanden en cuanto a declaraciones juradas y otros reportes, lo que ha estado en desarrollo desde 2013 en adelante, con alto dinamismo. En 2022-2023, DINACEA ha conducido un Desafío ANII para desarrollar un piloto de trazabilidad de residuos en las entidades alcanzadas por el Decreto 182/013, entre generadores, transportistas y operadores receptores. El piloto está diseñado y están a la espera de nuevos fondos para su implementación gradual. Participaron de este proyecto: ANII, BID, Ministerio de Ambiente, RELAI, Bisnext, Cempre Uruguay, Data Uruguay, GlobalUY En 2023, TRIEX identificó un proveedor de plataforma web base de datos de origen brasilero, MEURESIDUO SOLUÇÕES TECNOLOGICAS LTDA, lo estudió, completó su demo, lo consultó con DINACEA en una reunión en la que también participó el proveedor, y decidió contratar sus servicios desde julio 2023. 2 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA LA ADAPTACIÓN DE LAS TIPOLOGÍAS DE RESIDUOS PARA CARGAR EL SISTEMA Y APP MEU RESIDUO ESTÁ SIENDO DE UNA DIFICULTAD MAYOR A LA ESPERADA. El sistema de trazabilidad de TRIEX utiliza hasta 5 tipologías de residuos para satisfacer las demandas de trazabilidad de la DINACEA (códigos de catálogo uruguayo de residuos), la autorización ambiental propia y de los clientes generadores, además de datos para la gestión de riesgos ambientales, seguridad y salud laboral. Meu Residuo utiliza una única tipología, por lo que hay que estudiar, diseñar e implementar una síntesis entre ambos sistemas, o definir si se requiere que Meu Residuo diseñe software adaptativo. 2 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX se encuentra atascado en la implementación del uso de la plataforma web y app Meu Residuo. 3 - CAUSA DEL PROBLEMA PROCEDIMIENTO DE COBRANZA INSUFICIENTE e INEFICIENTE Al salir de la administracion CIEMSA en finales de 2018, TRIEX contrata un estudio contable para llevar la contabilidad, impuestos y liquidación de haberes de los recursos humanos. El estudio recibe de TRIEX los datos que se registran y procesan en planillas Excel. La facturación electrónica se realiza con GNS. En 2021 TRIEX tiene dificultades financieras y se identifica necesidades de mejora del sistema administrativo-contable, el que estaba exigido por las consecuencias negativas del año de la pandemia en 2020. Con un subsidio PIADE se contratan dos asesoras, las economistas Liliana Peralta y Nora Peralta, quienes estudian en profundidad y diseñan en conjunto con TRIEX mejoras en la gestión financiera asociada a la operativa de la empresa, apuntando a reducir y mitigar los riesgos de caer en ahogos financieros. El proyecto tuvo como objetivo fortalecer y mejorar las capacidades y procesos de gestión económica financiera de la empresa. Se adjuntan los reportes de diagnóstico y de plan de acción. Al procedimiento de cobranzas se le mejoró la definición mediante nuevos diseños de planillas Excel que contienen indicadores de alerta para tareas de gestión. Sin embargo, el seguimiento del mismo no ha sido exitoso debido a la multitud de pasos intermedios de carácter rutinarios y repetitivos como emails recordatorios, devolución de recibos, validación de cobros, lecturas varias de información rutinaria que requieren de horas de trabajo administrativo con las cuales no se cuenta. 3 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA DEFICIENTE GESTIÓN DE COBRANZAS Está identificado que la demora en cobranzas ocurre por una insuficiente gestión de cobranzas (llamadas, contactos por email, aclaraciones al cliente, etc.) debido al tiempo que demanda, lo manual de la tarea y la dificultad de contar con un indicador ágil y oportuno. No contar con la actualización de indicadores de días de cobro por cliente por ejemplo con promedios históricos, dificulta tener una estimación más exacta de cobros estimados y es un hecho que limita la previsión de liquidez. A su vez, la falta de acciones en gestión de cobranzas de manera rutinaria hace una mayor dispersión de este indicador. Se identificó que muchas etapas de este proceso rutinarias y repetitivas pueden ser robotizadas. 3 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX se encuentra con retrasos de cobros que conllevan a problemas de liquidez y rentabilidad. --------- 4 - CAUSA DEL PROBLEMA INADECUADAS HERRAMIENTAS PARA PREVER CON PRECISIÓN NECESIDADES DE LIQUIDEZ En 2022 se diseñó un flujo de caja en planilla Excel que se alimenta con planillas gastos a pagar (MAESTRO), de cobros a realizar (COBRANZAS) y de BANCOS. El objetivo del mismo es predecir las necesidades de liquidez semana a semana y mensualmente. La utilidad presenta limitaciones debido al seguimiento manual del mismo, la vinculación mediante fórmulas a las planillas que son fuentes de información (cobranzas y gastos efectivos y estimados) y a la necesidad de llevar una actualización diaria manualmente de las planillas que lo alimentan. 4 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA FLUJO DE CAJA DE SEGUIMIENTO MANUAL Y COMPLEJO Se diseñó un flujo de caja en planillas Excel que se alimenta con planillas de gastos a pagar y de cobranzas, el objetivo del mismo es predecir las necesidades de liquidez semana a semana y mensualmente. La utilidad del mismo presenta limitaciones debido al seguimiento manual del mismo, la vinculación mediante fórmulas a las planillas que son fuentes de información (cobranzas y gastos efectivos y estimados) y a la necesidad de llevar una actualización diaria manualmente de las planillas que lo alimentan. Se visualiza posible contar con una herramienta digital y automatizada para el flujo de caja. 4 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX no está pudiendo prever necesidades de liquidez lo cual conlleva imprevistos financieros y asunción de mayores costos financieros. ---- 5 - CAUSA DEL PROBLEMA INFORMACIÓN FINANCIERA NO INTEGRADA NI SISTEMATIZADA Se cuenta con estado de resultado mensual, información de cobranzas y gastos, pero no está integrada para la salida de un reporte financiero frecuente de y manera ágil 5 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA FALTA DE INDICADORES DE DESEMPEÑO FINANCIERO SISTEMATIZADOS No se cuenta con un procedimiento de generación de indicadores de desempeño financiero rutinario para a la toma de decisiones y el monitoreo por parte de parte interesadas. Se desea contar con un informe rutinario mensualmente o con frecuencia deseada para un seguimiento continuo y de disponibilidad inmediata. 5 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX no cuenta con adecuada y oportuna información de desempeño financiero rutinaria para monitoreo y toma de decisiones. ----- 6 - CAUSA DEL PROBLEMA GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE CLIENTES “MANUAL” El portal TRIEX tiene una carpeta por cliente donde se guardan datos de las solicitudes, las caracterizaciones de residuos, los listados para los servicios solicitados y otros. La información histórica de los datos, de las solicitudes de servicios de los clientes se basa en planillas Excel. El sistema de gestión de clientes no está integrado en un CRM. Si bien se utiliza el sistema GNS para facturación y se sabe que tiene un mayor alcance y que podría ser funcional para este cometido, no se ha podido conocer el mismo a pesar de ciertos intentos de capacitación por proveedores. 6 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA DIFICULTAD DE ACCESO RÁPIDO Y OPORTUNO DE LA INFORMACIÓN ACTUAL E HISTÓRICA DE CADA CLIENTE El acceso a información de los clientes está ubicado en los emails de la carpeta del responsable comercial y en la carpeta de cada cliente, sin un criterio explícito, lo que hace una dependencia crítica con el gerente comercial. Se visualiza posible pasar a un sistema digital e integrado de gestión del relacionamiento (CRM) con clientes, incluyendo elaboración de indicadores para la caracterización de clientes, uso administrativo para cobranzas y otras gestiones. 6 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX tiene una tarea de gestión de clientes compleja y centralizada, muy dependiente de la persona comercial. ----- 7 - CAUSA DEL PROBLEMA REGISTRO Y MONITOREO DE COSTOS INSUFICIENTE Todo lo anteriormente descrito relativo a la falta de integración y sistematización de información potenciado por el problema anteriormente descrito de trazabilidad del residuo, conduce a un insuficiente registro y monitoreo de costos 7 - PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA DIFICULTAD PARA EL SEGUIMIENTO DE UN COSTEO ESTÁNDAR VS REAL. Existe un costeo estándar por kg de residuos y según el tipo del mismo, pero no es registrado en las órdenes de procesamiento. Se identifica la necesidad de sistematizar e integrar la información de costeo estándar a las órdenes de procesamiento. También podría codificarse de acuerdo con la información contable para contar con indicadores de seguimiento desde el reporte contable y complementando con indicadores específicos pertinentes para el control y monitoreo de costos. 7 - EFECTOS QUE CAUSA EN TRIEX TRIEX tiene carencias en la información precisa para la fijación de precios y para conocer la rentabilidad por tipo de servicios en tiempos ágiles y oportunos. Al no contar con trazabilidad del residuo hay una distorsión en indicadores que vincula ingresos y costos desde el estado de resultados, ya que los costos no pertenecen necesariamente a los servicios de gestión de residuos realizados en el período (mensual, anual)